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Integración de las Cadenas de Valor |
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Written by Mike
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martes, 09 mayo 2006 |
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El objetivo de una herramienta de administración de procesos automatizados es digitalizar y sistematizar las cadenas de valor internas de la organización, integrando de manera horizontal, sistemas verticales, para convertirlos en servicios integrales que permitan tanto a los clientes internos, como externos reducir el costo transaccional de la tramitología organizacional e incrementar la eficacia y eficiencia, así como la calidad de los servicios.
Las organizaciones cuentan con una serie de procesos internos que son necesarios para que operen correctamente. Sin embargo, estos procesos se realizan generalmente de una forma rudimentaria en el sentido de que requieren de mucho tiempo para completarse y tienen un costo transaccional asociado alto. Idealmente, los procesos deberían ser automatizados por completo lo que le daría un mayor valor a la organización debido a que la proveería de una alta eficiencia y eficacia en sus actividades. Aunque en la realidad esto no siempre es posible debido a que existen funciones que sólo una persona puede realizar. Por otro lado, una correcta automatización de los procesos tendría como beneficios mantener un mayor control de las actividades de la organización, eliminar la tramitología basada en papel, reducir los costos transaccionales de los trámites y procesos y acelerar el cumplimiento de las actividades.
En el mercado existen diversas herramientas que permiten una eficaz automatización de los procesos administrativos. Estas herramientas ayudan además a dividir en actividades y roles los procesos, automatizar parcial o totalmente dichas actividades y transferir documentos, información o tareas de un participante a otro de acuerdo a un conjunto de reglas de negocio. Sin embargo, tienen el inconveniente de ser excesivamente costosas y de difícil manejo.
Características de una herramienta de administración de procesos automatizados (workflows)Visualizar los trámites como flujos de trabajo ( workflows) o procesos de organizacionales tiene como ventaja que las personas involucradas en un proceso no tienen ya que elaborar documentos en papel, enviar faxes o hablar por teléfono para saber el estatus de una solicitud. Los usuarios sólo requieren conectarse a Internet, teclear la dirección de la página que controla el proceso y presentar sus credenciales para que le aparezca inmediatamente la lista de todos los procesos relacionados con él y de esta manera saber en qué fase se encuentra su solicitud. Los workflows se encuentran en un espacio de tres dimensiones consistentes de: - actividades,
- usuarios y
- la infraestructura de las tecnologías de la información.
La primera se refiere a la lógica del proceso, es decir, al tipo de actividades que han de realizarse para lograr el o los objetivos del proceso; y al orden en el que se deben de ejecutar (secuencialmente, paralelamente, en dependencia con otras actividades, etc.). La segunda tiene que ver con la estructura organizacional en términos de los departamentos, roles y usuarios. En esta dimensión se determina el conjunto de personas que deben realizar un determinado tipo de actividades dentro de un proceso. Finalmente, la tercera tiene que ver con las diferentes entidades de software que tienen que realizar una serie de actividades de forma automática. Los workflows se clasifican básicamente con base en dos aspectos: - el valor de un proceso dentro de la organización
- y la repetición de un mismo proceso.
Un proceso puede valer la pena que sea modelado dependiendo de su importancia para la organización. De hecho existen procesos que constituyen la esencia y razón de ser de la organización. La combinación de estas dos características de los procesos nos lleva a cuatro tipos de procesos: - Los colaborativos que tienen un alto valor para la organización pero se ejecutan pocas veces.
- Los procesos ad hoc, que se ejecutan pocas veces y tienen un bajo valor para la organización.
- Los procesos administrativos que tienen un bajo valor para la organización pero que se repiten frecuentemente.
- Y los procesos de producción que se caracterizan por ser altamente recurrentes y aportan un gran valor a la organización.
Existe además una característica adicional que identifica a los workflows: el grado de automatización de los procesos. A mayor automatización, mayor eficiencia en la ejecución de los mismos debido a que se requiere cada vez menos de la intervención humana. Para clarificar estos conceptos, podríamos clasificar al proceso de “Aviso de comisión” como un proceso del tipo administrativo con una automatización parcial ya que es un proceso que se efectúa frecuentemente pero que no se encuentra dentro de los procesos sustantivos del Instituto y requieren de la intervención de las personas para su realización. La automatización de los procesos administrativos forma la base para la automatización de los procesos sustantivos ya que en muchos casos, los procesos sustanciales de la organización requieren de los procesos administrativos como sub-procesos para su realización.
Una de las estrategias centrales como propuesta de proyecto a corto y mediano plazo, será iniciar por aquellos procesos administrativos cuya repetición es frecuente, aportan un bajo valor a la organización y costo transaccional es sumamente algo consumiendo muchos recursos que pueden estar orientados a actividades sustantivas de la organización. Posteriormente como siguiente fase será trabajar en los procesos de producción altamente recurrentes y con mucho valor.
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Last Updated ( martes, 09 mayo 2006 )
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